Simplifiez-vous la vie avec des procédures pérennes

Cet article s’adresse aux dirigeants de clubs de randonneurs créés depuis plusieurs années et dont le bureau, au fil des années, a été souvent renouvelé ; comme dans toute organisation, on s’aperçoit que la transmission des consignes, le poids des habitudes et le penchant naturel pour les procédures compliquées ont abouti à un suivi administratif enchevêtré.

Notre Fédération (FFRandonnée) vient de faire l’effort de dématérialiser la licence ; c’est donc un moment propice pour que chaque club prenne la peine de dépoussiérer ses propres procédures.

Cet article n’aborde pas la formation des bénévoles, ni l’organisation du calendrier des sorties, mais s’intéresse aux procédures administratives relatives à la gestion des adhérents et à la trésorerie.

Pour l’accueil de nouveaux adhérents, la plupart des clubs propose une participation-test à une sortie d’une demi-journée ou d’une journée complète. Pensez au Pass Découverte qui offre une assurance Responsabilité Civile et Responsabilité Accidents Corporels pendant la durée de la pratique.

Gestion des adhérents

Tout d’abord il faut savoir que l’adhésion à une association est unique et définitive (sauf mention contraire dans les statuts) ; après son inscription et paiement de la première cotisation, une personne est donc adhérente jusqu’à la dissolution de l’association ou jusqu’à son départ de cette dernière (décès, démission, radiation…). Avec l’avènement du numérique, le bulletin d’adhésion permet de gagner du temps. En effet, les cotisations et les paiements sont plus faciles à gérer grâce à des logiciels ou sites spécialisés.

Normalement les adhérents sont répertoriés dans un Registre des adhérents ; il s’agit d’un cahier dans lequel sont notées toutes les informations relatives aux adhérents : nom, prénom, adresse, téléphone fixe et mobile, date de naissance, date entrée, date sortie, numéro de licence ; ce numéro est invariant et permet le dialogue avec la Fédération. Ce fichier permet notamment d’éviter toute contestation quant à la qualité de membre d’une personne (paiement des cotisations). Il peut être géré sur tableur ce qui facilite les tris, l’envoi des courriers, le renouvellement des adhésions, l’historique.

Depuis la dispense d’agrément n° 8 (ancienne norme simplifiée n° 23) qui concerne les traitements de données personnelles mis en œuvre par toute association à but non lucratif régie par la loi du 1er juillet 1901 dans le cadre de la gestion administrative de ses membres et donateurs, le registre des adhérents ne nécessite plus de déclaration préalable à la CNIL. Toutefois, cette dispense stipule que seules les données relatives à l’identité, l’identité bancaire, et à la vie associative des adhérents peuvent être recueillies.

On peut imaginer de créer une Carte d’adhérent pour matérialiser l’adhésion et assurer à l’association que l’adhérent accepte les statuts intégraux et l’ensemble de son règlement intérieur.  La carte adhérent possède plusieurs fonctions :

  • une fonction pratique : elle permet une meilleure gestion administrative par l’attribution d’un numéro d’identification unique (on pourrait retenir le numéro de licence de la FFRandonnée puisqu’il est unique et invariant pour une personne), elle vise à reconnaître le membre en y associant ses informations personnelles (nom, prénom, date de naissance…) ;
  • une fonction symbolique : elle permet d’officialiser son appartenance à l’association et de fédérer autour de son objet ;
  • une fonction pédagogique : elle demande une certaine discipline en obligeant par exemple l’adhérent à la présenter pour participer à des activités ;
  • enfin, on peut créer une catégorie « membres fondateurs ».

Suivi de la trésorerie

Les associations doivent, par nécessité démocratique et de bonne gestion, tenir une comptabilité.

La comptabilité de trésorerie reste le système le plus appropriée au monde associatif, le plus simple à mettre en œuvre. Vous ouvrez le livre de caisse et inscrivez dans l’ordre chronologique dépenses et recettes, en notant :

  • la date de la transaction,
  • le numéro référence de la pièce justificative,
  • le descriptif de la dépense ou de la recette,
  • son montant.

Les pièces sont classées dans 4 dossiers :

achats / recettes / relevés bancaires / brouillards de caisses (à éviter)

À étudier l’archivage numérique et la mise en œuvre d’un logiciel de comptabilité.

Le contenu des comptes annuels :

  • un bilan comptable
  • un compte de résultats (excédent ou déficit).

A Bientôt, ensemble, sur nos sentiers.

Formation « Accompagnement des responsables associatifs »

Pour plus d’informations :

FFRandonnée Haute Garonne

Jean Pierre Nebout – jp.atitlan@free.fr